Thunderbird, Outlook, Outlook Express, Windows Mail, GMX, web.de, hotmail und wie sie alle heißen – sie alle erheben den Anspruch, unsere EMail-Bedürfnisse abdecken zu können.
Aber all diese Lösungen haben aus meiner Sicht Nachteile, zum Teil ganz erhebliche.
Meine 7 Anforderungen an eine moderne EMail-Lösung
- Ich möchte meine Mails auf diversen Rechnern (Notebook, Zuhause, in der Firma, bei Freunden etc.) verfügbar haben.
- Ich möchte auf Reisen uneingeschränkten Zugriff auf meine Mails und Kontakte haben.
- Ich möchte mit meiner eigenen EMail-Adresse mailen können (mail(at)gwegner.de) – nicht unter irgendwas@gmx.de oder ähnlich.
- Meine Mails dürfen keine Werbung enthalten.
- Ich möchte eine komfortable Oberfläche, die sich wie ein richtiges Mail-Programm bedienen lässt.
- Ich möchte alle meine Mails aufheben können und nie erleben, dass jemand, der mir eine Mail schickt, die Meldung bekommt «das Postfach des Empfängers ist leider voll…».
- Ich möchte meine Mails direkt auf mein Handy bekommen und wenn ich sie dort lese oder lösche, möchte ich, dass sich das auch automatisch überall dort widerspiegelt, von wo aus ich noch Zugriff auf meine Mails habe.
Heute möchte ich Euch daher einmal aufzeigen, wie ich das Medium EMail nutze. Und zwar so, dass diese Anforderungen erfüllt werden.
Ich habe vor einiger Zeit zu einer ähnlichen Thematik schon einmal einen Artikel geschrieben, der sehr gut ankam. Allein die Anzahl der positiven Kommentare dazu hat gezeigt, dass doch erheblicher Bedarf besteht, die Nutzung dieses so alltäglichen Mediums zu verbessern.
Meine Lösung für die moderne Nutzung von EMail
Zunächst einmal stellt sich die Frage: Webmailer oder installiertes EMail-Programm. Die Punkte 1 und 2 schließen ein installiertes Programm ja eigentlich schon aus, da ich auf beliebigen Rechnern auf meine Mails zugreifen möchte. Also Webmailer. Dieser muss nun aber Punkte 3–7 erfüllen – und da gibt es stand heute aus meiner Sicht nur genau einen Dienst, der all diese Punkte erfüllt – und das auch noch mit Bravour: GoogleMail, im englischen Raum GMail genannt.
Ich bin nun kein großer Anhänger von Google, aber das was die Firma mit ihrem EMail-Dienst kostenlos zur Verfügung stellt sucht wirklich seinesgleichen. Ich nutze es nun bereits seit einigen Jahren und bin immer noch genauso begeistert wie am Anfang.
Hier einige Eckpunkte, ohne Anspruch auf Vollständigkeit:
- Ihr erhaltet derzeit 7,5 GB kostenloser Speicher für Mails (erhöht sich laufend).
- Ihr könnt Eure eigenen EMail-Adressen verwenden, und zwar zum Empfangen und zum Senden! Das heißt, ihr müsst beim Umstieg auf GoogleMail Eure EMail-Adresse gar nicht ändern.
- Die Web-Oberfläche ist genial, sie lässt sich wie ein «echtes» Email-Programm bediene. Z.B. könnt ihr Dateien per Drag-and-Drop in eine EMail ziehen, um sie anzuhängen, EMails mit der Maus in Ordner («Labels») verschieben u.s.w.
- Google hat einen sehr guten Spam-Filter. Für mich gehört damit Spam so gut wie der Vergangenheit an.
- Ihr habt von überall aus Zugriff auf Eure Mails und Kontakte – nicht nur auf dem PC sondern auch auf allen möglichen Handy-Plattformen.
- Ihr könnt rasend schnell in Eurem EMail-Bestand suchen und findet jede noch so alte Mail in Sekundenschnelle – mit Suche kennt sich Google halt aus.
Nun also die Schritt-für-Schritt Anleitung, wie Ihr GoogleMail so einrichtet, dass ihr damit Eure jetzigen EMail-Adressen verwenden könnt!
Ja, richtig gehört! Ihr könnt weiterhin unter der allen Euren Freunden bekannten gmx, web.de oder einer @lieschenmueller.de Adresse mailen, kein Problem! Ihr könnt auch parallel Euer normales EMail-Programm weiter nutzen (z.B.) Thunderbird, um zusätzlich noch auf einem Rechner eine Kopie Eurer EMails zu haben.
GoogleMail einrichten
- Öffnet GoogleMail
Hier sehr ihr auch die Größe des Speicherplatzes der Euch zur Verfügung gestellt wird und wie er laufend wächst.
- Klickt auf Konto Erstellen
- Tragt Euren Namen und eine gewünschte EMail-Adresse bei Google ein (keine Sorge, wir richten nachher Eure richtige ein). Klickt auf «Verfügbarkeit prüfen!» um zu sehen, ob die Adresse frei ist.
- Deaktiviert das «Webprotokoll», wenn ihr nicht möchtet, dass Google Eure Daten zum Verbessern seiner Suchergebnisse einsetzt.
- Denkt Euch eine Sicherheitsfrage aus und tragt unter «Wortbestätigung» die Buchstaben ein, die ihr dort entziffert – das ist eine Sicherheitsmaßnahme.
- Bestätigt die Geschäftsbedingungen und schließt das Formular damit ab.
- Ggf. möchte Euch Google einen Bestätigungscode auf Euer Handy schicken. Dass passiert vor allem, wenn ihr die Zeichenfolge mehrfach falsch eingegeben habt. Damit verhindert Google, dass mit dem Service Missbrauch getrieben wird.
- Nun seid ihr angemeldet:
- Klickt nun auf «Mein Konto Anzeigen». Google Buzz könnt ihr erstmal außen vor lassen.
Klickt daher auf «Zu meinem Posteingang…»
Nun seid ihr in der Haupt-Ansicht von GoogleMail gelandet und habt bereits 3 Begrüßungsmails von Google erhalten.
Wenn Ihr wollt, könnt ihr die zwei Boxen unten links weg klicken, in dem ihr auf das X klickt.
Probiert auch einmal Drag and Drop aus: Fasst eine der Mails an dem «Anfasser» links an, und zieht sie auf einen der Labels links – unter «Weitere» befindet sich zum Beispiel der Papierkorb.
Ihr könnt GoogleMail auch prima mit der Tastatur bedienen. Mit ? erhaltet ihr eine liste der jeweils möglichen Kürzel.
Aber bevor ihr jetzt anfangt damit zu spielen, wollen wir ja noch Eure «richtige» EMail-Adresse einrichten.
Weitere EMail-Konten hinzufügen – Eure «richtige» Adresse nutzen
So, nun gehts ins Eingemachte: Ihr wollt Euren normalen EMail-Zugang mit GoogleMail nutzen.
- Öffnet die Einstellungen, geht auf «Konten und Import»
- Die Option ganz oben «EMails und Kontakte Importieren» dient nur dem einmaligen Import. Benutzt das nur, falls ihr komplett auf Eure neue GoogleMail Adresse wechseln wollt.
Wenn ihr Eure alte(n) Adresse(n) behalten wollt, wählt stattdessen die 3. Option:
Nachrichten über POP3 abrufen und klickt auf «Pop3-EMail-Konto hinzufügen»
- Füllt im nächsten Schritt die geforderten Angaben aus, insbesondere sind das die Zugangsdaten zu dem bisherigen EMail-Provider wie EMail-Adresse, Nutzername und den POP-Server.
Spezielle Fragen hierzu beantwortet auch die Google Hilfe sehr ausführlich.
Falls ihr die EMails noch mit einem herkömmlichen EMail-Programm zur lokalen Sicherung auf einem Rechner abrufen möchtet, dann setzt den Haken bei «Nachrichten auf dem Server lassen».
- Klickt zum Abschließen auf «Konto hinzufügen». Google teilt Euch nun mit, ob der Abruf geklappt hat.
- Ihr werdet nun gefragt, ob ihr Nachrichten auch mit Eurer eigenen Adresse senden wollt. Wählt hier «Ja» aus und bestätigt mit «Nächster Schritt».
- Und nun kommt der Knackpunkt: Ihr werde gefragt, ob ihr über den Mailserver von Google senden möchtet, oder über Euren eigenen Mailserver. Schon Ersteres funktioniert ziemlich gut, der Empfänger sieht Eure richtige EMail-Adresse, aber es erscheint noch ein «Gesendet über GoogleMail».
Bei der zweiten Option ist später nicht mehr sichtbar, dass ihr über GoogleMail gesendet habt. Wenn ihr also Zugangsdaten für Euren SMTP-Server habt, dann wählt Option 2. Keine Angst, das ist nichts besonderes, die müsst ihr in jedem «normalen» EMail Programm auch eintragen – falls Ihr sie nicht parat habt, könnt ihr dort dort auch in den Einstellungen fündig werden. - Füllt nun die Felder mit den entsprechenden Daten aus und klickt dann auf «Konto hinzufügen».
- Im letzten Schritt sende Euch Google nun eine Mail mit einem Bestätigungslink an eure «echte» Email-Adresse – so ist gewährleistet, dass es auch Eure ist. Ruft Eure Mails jetzt einmal ganz normal ab und bestätigt dann den Link.
- FERTIG!
Nach all dem (sieht viel aus, ist es aber nicht – jedes normale EMail-Programm muss mit den gleichen Daten eingerichtet werden!)
Übrigens: Genau so könnt ihr bis zu 4 weitere EMail-Konten hinzufügen und so alle Eure mails in GoogleMail sammeln!
Geht nun wieder zurück auf mail.google.com und klickt einmal auf «Aktualisieren».
Voilà!! Alle Eure Mails sind von Google abgerufen worden und nun in GoogleMail verfügbar. Und wenn ihr selbst eine Mail verfasst, nimmt das Programm Eure eben angegebene Absender-Adresse, das heißt, Google tritt nicht in Erscheinung.
Neu: GoogleMail dazu bringen, dass es auf Knopfdruck auch externe Konten abruft
Lange konnte man mit dem Aktualisieren-Link Google nicht dazu bewegen, auch die extern eingebundenen Konten auf Kommando abzurufen. Hier war man auf die Aktualisierungszyklen von Google angewiesen oder man musste umständlich in den Einstellungen einen relativ versteckten Link klicken.
Neu ist, dass man genau diese Funktion jetzt über GoogleLabs freischalten kann! (GoogleLabs ist eine Sammlung von «Plugins» für GoogleMail, die man sich individuell einrichten kann.
Geht zur Aktivierung in den Einstellungen auf den Reiter «Labs» und sucht dort nach «POP-Konten aktualisieren». Aktiviert dieses Modul. Ab jetzt ruft ein klick auf Aktualisieren im Hauptfenster auch die externen Konten mit ab.
Fazit
Mit dieser Lösung seid ihr vollständig mobil! Überall, wo ihr aufs Internet zugreifen könnt, habt ihr auch Eure EMails und Kontakte dabei. Es funktioniert sogar auf dem Handybrowser. Vorbei sind die Zeiten, bei denen es bei jedem Rechnerwechsel ein Akt war, alle Emails auf den neuen Rechner zu bekommen. Auch auf Reisen habt ihr alles dabei. Vorbei sind die Zeiten, in denen ihr im Urlaub auf Euern gmx-Account ausweichen musstet, weil ihr auf den «richtigen» nicht online zugreifen konntet.
Spielt einmal mit der Oberfläche. Sie lässt sich wie ein «echtes» Mail-Programm bedienen. Erstellt zum Beispiel mal eine neue Email und zieht eine Datei hinein (funktioniert mit den neusten Versionen der Browser).
Über den Speicherplatz braucht Ihr Euch keine Sorgen zu machen, mit 7 GB Speicherplatz für EMails kommt man eine ganze Weile hin. Und nicht zu vergessen: Alle versandten Mails sind Werbefrei.
Und last but not least: Wenn ihr ein Android-Handy habt, oder ein anderes Handy mit Internet-Anbindung – dann habt ihr auch mobil Eure Mails immer dabei. Nie wieder stolpert ihr über Mails, die ihr schon längst gelesen oder gelöscht habt, nur weil ihr an einem anderen Rechner seid.
Hier noch einen Tipp, wie ihr vom Browser aus schnell auf Eure EMail zugreifen könnt:
GoogleMail ist bei mir immer in einem Reiter offen und wird automatisch geladen, wenn Firefox gestartet wird.
Nach so viel Begeisterung nun noch etwas Reflexion: Warum macht Google das? Warum schenken sie uns dieses tolle Programm?
Nach einiger Zeit bekommt ihr in GoogleMail rechts zielgerichtete Werbebanner eingeblendet (nochmal: die Werbung erscheint nicht in EMails, wie z.B. bei GMX und Konsorten). Über die Werbung finanziert Google die Entwicklung der Dienste, die sie zur Verfügung stellen.
Mich stört es jedenfalls nicht. Ich freue mich jeden Tag, dass ich so ein tolles Werkzeug kostenlos für Email nutzen kann. Und nein, Google zahlt mir nichts für diesen Artikel… :-)
Meine 7 Anforderungen an EMail werden mit dieser Lösung voll erfüllt. Was sagt ihr? Habt ihr GoogleMail schon mal getestet? Wäre das für Euer «EMail-Erlebnis» auch eine Verbesserung? kommt ihr mit der Anleitung klar?
Lasst es die anderen Leser und mich in den Kommentaren wissen!